Rechtsverordnung zur Bestimmung der in § 3 Absatz 2 des Kirchengesetzes über die Kirchenkreisämter in der Evangelischen Kirche von Kurhessen-Waldeck genannten Aufgaben

Vom 13. Dezember 2022

Das Landeskirchenamt hat gemäß § 8 Absatz 2 des Kirchengesetzes über die Kirchenkreisämter in der Evangelischen Kirche von Kurhessen-Waldeck vom 29. April 2005 (KABl. S. 89) folgende Rechtsverordnung beschlossen:

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§ 1 Umfang der Aufgaben

Der Umfang der Aufgaben aus § 3 Absatz 2 in Verbindung mit Absatz 5 des Kirchengesetzes über die Kirchenkreisämter für die Kirchenkreise, Kirchengemeinden und von diesen gebildeten Verbände wird wie folgt festgelegt (Pflichtaufgaben):

Finanzverwaltung (§ 3 Absatz 2 Nummer 1)
1. Vorbereitung und Erstellung der Haushaltspläne
  aa)
  Besprechung mit Pfarrerinnen, Pfarrern und Kirchenvorständen über Grundsätze der Planansätze
  bb)
  Beantragung von Beihilfen und Zuschüssen, z. B. Zuwendungen des Kirchenkreises, Erwachsenenbildungsmittel, Zuschüsse Dritter
  cc)
  Erstellung eines Haushaltsplanentwurfes und Weiterleitung an Beschlussgremien zur Beschlussfassung
  dd)
  Rückgabekontrolle der beschlossenen Haushaltspläne
  ee)
  Prüfung der Haushaltspläne der Kirchengemeinden, Prüfung der Rechtmäßigkeit der Haushaltsbeschlüsse
  ff)
  Vorlage beim Landeskirchenamt oder Kirchenkreisvorstand (Beantwortung von Prüfungsbemerkungen)
2. Abrechnungen und allgemeine Haushaltsausführung
  aa)
  Abrechnungen, insbesondere von Gemeindeveranstaltungen, mit Pfarrerinnen und Pfarrern, Kastenmeistern und Kastenmeisterinnen, Jugend-, Tageseinrichtungen für Kinder-, Dekanats- und Gemeindebüromitarbeitenden, Dritten, von örtlich geführten Konten, Honoraren, Aufwandsentschädigungen, Vorschüssen und Kirchspielkosten, Leistungen des alten Rechts, Reisekosten, Telefonkosten, Rundfunkbeiträgen und Portoabrechnungen.
  bb)
  Führung und Kontrolle des Anlagenspiegels und Inventarverzeichnisses sowie administrative Begleitung bei der Inventur
  cc)
  Erstellen von Statistiken im Rahmen der Haushaltsausführung
  dd)
  Haushaltsüberwachung, einschließlich Ertrags- und Aufwandskontrolle
3. Buchführung
  aa)
  Kontieren und Buchen aller Erträge und Aufwendungen einschließlich Pflege der Daten (Mandanten, Debitoren, Kreditoren)
  bb)
  Kontrollieren und Bearbeiten der Kontoauszüge
  cc)
  Kontrolle und Berichtigung der Kreditoren und Debitoren Offene-Posten-Listen
  dd)
  Einstellen und Ausführen von Zahlungen sowie Abruf der Umsätze im entsprechenden Programm
  ee)
  Anlage, Pflege, Ausführung und Beendigung von Personenkonten
  ff)
  Überwachung und Pflege der Partnerdaten
  gg)
  Führen und Überwachen der allgemeinen Anordnungen
  (Ein- und Auszahlungen)
  hh)
  Vorbereitung und Ausführung von Abschlussarbeiten
  ii)
  Übernahme der Personalwesen- und Abrechnungsdaten sowie Auswertungen
  jj)
  Umbuchung der Einzelzuweisungen im Rahmen der Finanzzuweisungen
  kk)
  Anlage von Abrechnungsobjekten
  ll)
  Ablage und Aufbewahrung aller Belege
4. Rechnungslegung, Jahresabschluss
  aa)
  Jahresabschlussarbeiten
  bb)
  Abrechnung Pfarreikassen, Küstereikassen
  cc)
  Vertretungskostenabrechnung
  dd)
  Abrechnung Spenden
  ee)
  Aufstellen der Bilanzen einschließlich der Ergebnisrechnungen
  ff)
  Buchen von Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungsposten, Verrechnungen, Umbuchungen und Jahresabschlussbuchungen
  gg)
  Vorbereitung und Begleitung von Prüfungen durch Dritte
  hh)
  Erstellen der Jahresabschlüsse
  ii)
  Abgabe- und Rückgabekontrolle der Jahresabschlüsse
  jj)
  Vorlage an das Amt für Revision und Rückgabekontrolle
  kk)
  Beantwortung von Prüfungsbemerkungen
  ll)
  Weiterleitung der Jahresabschlüsse an die Beschlussgremien
5. Kollekten-, Sammlungs- und Spendenwesen allgemein
  aa)
  Abrechnung, Abstimmung, Prüfung und Ablieferung der Kollekten sowie von Sammlungen und Aktionen
  bb)
  Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen
  cc)
  Statistiken
6. Ortskirchensteuer
  aa)
  Veranlagung der Ortskirchensteuer sowie Vorbereitung der Beschlüsse über Stundung, Erlass und Niederschlagung
  bb)
  Bearbeitung von Widersprüchen, Stundungs- und Erlassanträgen
7. Freiwilliges Kirchgeld
  aa)
  Buchung freiwilliges Kirchgeld
  bb)
  Datenpflege in der Software für das Spendenmanagement
  cc)
  Unterstützung der Kirchengemeinden bei der Erstellung von Spenden- und Dankesbriefen
  dd)
  Erstellung von Statistiken
8. Vermögensverwaltung und Liquiditätsplanung
  aa)
  Liquiditätsplanung und Finanzanlagen
  bb)
  Kapitalien, Darlehens- und Rücklagenverwaltung
  cc)
  Zentrale Finanzanlagen (Cash Pooling)
  dd)
  Prüfung der Einhaltung der Anlagerichtlinie
9. Mahnwesen
  aa)
  Überwachung von Forderungen
  bb)
  Erstellung von Zahlungserinnerungen
  cc)
  Einleitung und Begleitung von außergerichtlichen und gerichtlichen Mahnverfahren
  dd)
  Vorbereitung der Beschlüsse über Stundung, Niederschlagung und Erlass
10. Versicherungswesen
  aa)
  Erstellen von Schadensanzeigen
  bb)
  Klärung von Versicherungsfragen
  cc)
  Beratung in Versicherungsangelegenheiten
11. Steuerwesen
  aa)
  Beantragen der Nichtveranlagungsbescheinigungen und Kontrolle
  bb)
  Erstellen von Steuererklärungen und Meldungen nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes, insbesondere Umsatzsteuervoranmeldungen, Umsatzsteuerjahreserklärungen, zusammenfassende Meldungen
  cc)
  Erstellen von Steuererklärungen nach den Vorschriften des Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuergesetzes bei Betrieben gewerblicher Art
  dd)
  Prüfung von steuerlichen Verwaltungsakten sowie Einlegen von Rechtsbehelfen
Personalverwaltung (§ 3 Absatz 2 Nummer 2)
1. Mitwirkung bei der Begründung, Veränderung und Beendigung von Ausbildungs- und Beschäftigungsverhältnissen
2. Führung der Personalakten
3. Erstellen von Bescheinigungen und Meldungen
4. Berechnung der Dienst-, Beschäftigungs- und Jubiläumszeiten
5. Überwachung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
6. Erstellung von Statistiken
7. Übermittlung der Entgeltabrechnungen und Sozialversicherungsmeldungen
8. Ermittlung und Anforderung von Personalkostenerstattungen von Dritten
9. Unterstützung der Anstellungsträger bei der Durchführung der Beteiligungsverfahren in Personalangelegenheiten gemäß Mitarbeitervertretungsrecht
10. Vorbereitung von Beteiligungsvereinbarungen mit Zusatzversorgungskassen
11. Beratung im Arbeits- und Gesundheitsschutz
12. Erstellung von Beschlussvorlagen für den Kirchenkreisvorstand
13. Kontrolle der monatlichen Entgeltabrechnungen
14. Vorbereitung der Stellenpläne und Personalkostenhochrechnung zur Haushaltsplanvorbereitung
Tageseinrichtungen für Kinder (§ 3 Absatz 2 Nummer 4)
1. Mitwirkung bei der Verhandlung, dem Abschluss und der Durchführung von Betriebsverträgen
2. Unterstützung bei dem Erlass von Ordnungen und dem Abschluss und der Änderung von Aufnahmeverträgen
3. Mitwirkung bei der Personalbedarfsermittlung
4. Beantragung und Abrechnung von Drittmitteln
5. Unterstützung bei der Beantragung oder Änderung der Betriebserlaubnis
6. Einzug und Überwachung der Kindertagesstättenbeiträge
7. Erstellen von Statistiken
Verwaltung von Bau-, Grundstücks- und Wohnungsangelegenheiten (§ 3 Absatz 2 Nummer 5)
1. Bauverwaltung/Gebäudemanagement
  aa)
  Mitwirkung bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Baumaßnahmen
  bb)
  Aufstellung und Fortschreibung der Finanzierungspläne für Bauvorhaben
  cc)
  Administrative Unterstützung der Gebäudemanager
  dd)
  Beantragung und Überwachung von Mitteln aus den Baubudgets der Kirchenkreise
  ee)
  Haushaltsüberwachung der Bauvorhaben
  ff)
  Teilnahme an den Baubereisungen
  gg)
  Überwachen der jährlichen Vorlage der Baubegehungsprotokolle
  hh)
  Anforderungen von Freistellungsbescheinigungen für die Bauabzugssteuer
  ii)
  Überwachung der Bankbürgschaften und Sicherheitseinbehalte
  jj)
  Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Mitteln der öffentlichen Hand (EU, Bund, Land, Kommune) und Erstellung von Verwendungsnachweisen
  kk)
  Vorbereitung des Genehmigungsverfahrens für Baumaßnahmen ab 10.000 Euro einschließlich der Architekten- und Ingenieurverträge
  ll)
  Durchführung des Baumittelverteilungsverfahrens auf Kirchenkreisebene
  mm)
  Umsetzung Zuweisungen nach Gebäudebedarfsplan für Gemeindehäuser
2. Allgemeine Aufgaben
  aa)
  Beratung bei der Bewirtschaftung, dem Erwerb und der Verwertung von bebauten und unbebauten Grundstücken
  bb)
  Führung der Grundstücksverzeichnisse
  cc)
  Beratung bei der Reduzierung des Gebäudebestandes
  dd)
  Überprüfung von Heranziehungsbescheiden
  ee)
  Durchführung des Genehmigungsverfahrens nach Vermögensaufsichtsgesetz
3. Pacht- und Erbbaurechtsangelegenheiten
  aa)
  Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der Verpachtungen sowie Ausfertigung der Pachtverträge
  bb)
  Überwachung der Erbbaurechtsverträge einschließlich Bestellung des Erbbaurechts, Erbbaurechtsanpassungen und Erbbauzinsanpassungen
4. Hausverwaltung
  aa)
  Vorbereitung von Mietverträgen
  bb)
  Abrechnung der Betriebskosten
Kirchliches Meldewesen (§ 3 Absatz 2 Nummer 6)
1. Controlling der Kirchenbuchführung der Kirchengemeinden und Unterstützung bei Sonderauswertungen aus dem Meldewesen
2. Erfassung der Kirchenaustritte im elektronisch unterstützten Kirchenbuch
3. Unterstützung bei der Kirchenvorstandswahl bei der Organisation, Controlling Fristeneinhaltung sowie alle Eingaben im Wahlmodul
Anwendung der Informations- und Kommunikationstechnik (§ 3 Absatz 2 Nummer 7)
Unterstützung und Beratung der Anwendenden von Fachanwendungen
Regionale Diakonische Werke (§ 3 Absatz 2 Nummer 8)
1. Mitwirkung bei der Verhandlung, dem Abschluss und der Durchführung von Leistungsvereinbarungen
2. Beantragung und Abrechnung von Drittmitteln und Erstellung von Verwendungsnachweisen
3. Unterstützung bei der Erstellung oder Änderung von Satzungen

§ 2 Inkrafttreten

Diese Rechtsverordnung tritt am 1. Januar 2023 in Kraft.